Unternehmen brauchen Finanzkontrollen. Diese Vorsichtsmaßnahmen können dazu beitragen, dass Ihre Firma nicht unvorhergesehenen Cashflow-Problemen, katastrophalen finanziellen Problemen oder sogar Betrug von Mitarbeitern zum Opfer fällt. Niemand möchte berücksichtigen, dass Menschen, die für sie arbeiten, möglicherweise nicht immer im Interesse ihres Unternehmens agieren, aber die Realität ist nicht immer so rosig.
Deshalb ist es wichtig, das Controlling im Finance-Bereich zu gewährleisten, um Betrug zu vermeiden. Ein Autolackiererei aus Stuttgart, beispielsweise carcompany-stuttgart.de, hat sich viel Geld erspart, nur weil sie zum richtigen Zeitpunkt einen Experten, der das Controlling Finance übernommen hatte. Hier nun ein paar Tipps, wie Sie sich selbst schützen können.
Achten Sie auf Ihre Kontoauszüge
Einer der einfachsten und vielleicht offensichtlichsten Ausgangspunkte ist die genaue Beachtung Ihrer Kontoauszüge. Stellen Sie sicher, dass jede Transaktion zurückverfolgt werden kann. Wenn es Punkte gibt, die Fragen aufwerfen, gehen Sie ihnen auf den Grund. Gehen Sie nicht einfach weiter und schreiben Sie es auf „Es muss einen logischen Grund geben“. Finden Sie heraus, worum es bei der Transaktion geht, und bestimmen Sie, ob Maßnahmen ergriffen werden müssen.
Stellen Sie sicher, dass alle Überstunden im Voraus genehmigt werden
Als Geschäftsinhaber haben Sie die Kontrolle über Überstunden. Stellen Sie sicher, dass niemand zusätzliche Stunden arbeitet, ohne dafür eine Genehmigung zu erhalten. Diese Stunden können sich schnell summieren, insbesondere zu anderthalb Zeiten und insbesondere, wenn mehrere Personen Überstunden leisten. Es liegt in Ihrer Kontrolle, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter dort zu halten, wo sie sein müssen.
Kontrollieren Sie die Verwendung der Kreditkarte des Unternehmens
Fragen Sie Ihre Bank nach Kontrollen, die Sie für Ihre Geschäftskreditkarte einrichten können.
Wenn Sie wirklich die größtmögliche Kontrolle über die Verwendung von Firmenkreditkarten haben möchten, können Sie die einzige Person sein, die die Karte verwendet. Dies ist jedoch wahrscheinlich eine große Unannehmlichkeit. Es wird wahrscheinlich Zeiten geben, in denen bestimmte Mitarbeiter es verwenden sollen. Sie können hier noch eine gewisse Kontrolle haben, indem Sie Belege für alle Verwendungszwecke anfordern, diese dann beachten und sicherstellen, dass die Kartenberechtigungen nicht missbraucht werden. Fragen Sie Ihre Bank nach Kontrollen, die Sie für Ihre Geschäftskreditkarte einrichten können. Dies kann separate Ausgabenlimits für jeden Karteninhaber umfassen, die Einkäufe auf bestimmte Händler beschränken oder die Verwendung von Karten nur für bestimmte Kategorien von Händlern (z. B. Tankstellen oder Großhändler) zulassen.
Bilden Sie mehr als eine Person in Finanzen aus
Stellen Sie sicher, dass mehr als ein Mitarbeiter in der Lage ist, die Finanzen Ihres Unternehmens zu verwalten. Dies stellt sicher, dass die Dinge weiterhin reibungslos laufen können, wenn der Hauptmitarbeiter die Arbeit verpassen oder Urlaub machen muss. Wenn Sie eine andere Person in dieser Abteilung schulen lassen, können Sie überprüfen, ob alles in Ordnung ist. Laut SCORE ist es eine gute Idee, Mitarbeiter, die mit Geld umgehen, zu verpflichten, einen jährlichen Urlaub zu machen und sich von jemand anderem vertreten zu lassen. Oft werden kriminelle Aktivitäten wie Unterschlagung erst entdeckt, wenn die Person, die für den Umgang mit Geld verantwortlich ist, nicht mehr im Büro ist.
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